[BLOG] Optimizacija interne komunikacije stvara win-win scenarije

Posljednja godina poslovanja s iznimno izraženom neizvjesnošću otvorila je nove izazove za upravljanje poslovanjem bez obzira na veličinu tvrtke. Samo su rijetki sektori izbjegli negativne utjecaje, a većina poslovnih modela prolazi drastične preobražaje. Većina organizacija mora iznova učiti kako u novonastalim okolnostima maksimalno iskoristiti svoje potencijale na tržištu punom nepoznanica.

Logistički i organizacijski izazovi koji su se javili u samim početcima sada su na razini koja se može smatrati „rutinskom“ – silina platformi koje se koriste (MS Teams, Zoom, Webex, Google Meets, Skype, ClickMeeting, …) za redovito održavanje kontakata i sastanaka svakoj tvrtki ili organizaciji ostavlja mogućnost i izbor da odabere onu koja joj najbolje odgovara. Uz izazove koji se su pojavili na organizacijskoj razini, do izražaja su došli i drugi, oni „humane“ komponente – pojam burnout (stanje u kojem se pojedinac može naći nakon prolongiranog ili kroničnog poslovnog stresa), kao i priručnici o očuvanju osobnog mentalnog zdravlja, nošenju s rutinom rada od kuće i drugi, ispunjavaju društvene mreže, portale i newslettere.

Svi ti izazovi proizlaze iz istog temelja: interna komunikacija dio je funkcionalnosti organizacije koji svojom optimizacijom unutarnje izazove stavlja u kontekst kojim je moguće upravljati i koji uvijek dolazi do win-win scenarija za sve razine tvrtke ili organizacije. Cjelokupna situacija pokazala je da interna komunikacija nosi ogromni značaj za očuvanje i nastavak zdravlja tvrke ili organizacije.

ORGANIZIRANA INTERNA KOMUNIKACIJA ČUVA INTERNI INTEGRITET TVRTKE ILI ORGANIZACIJE

Određene poslovne „rutine“ s videopozivima i dalje funkcioniraju, ali interno komunicirati ne označava samo redovito komunicirati, već komunicirati učinkovito, s ciljem, kada se za to pokaže potreba i koristiti internu komunikaciju kao alat kojim se štite svi aspekti rada i truda pojedinca, timova i tvrtke ili organizacije u poslovnom svijetu.

Kako optimizirana interna komunikacija može biti „štit“ i alat koji donosi uspjeh? Zaposlenici i timovi koji su sretni, kojima je jasno komunicirano koji su njihovi poslovni zadaci te koji znaju koje ciljeve će ostvariti svojim svakodnevnim doprinosom prvi su korak prema građenju poslovnog uspjeha. Sazivanje brojnih video poziva koji su mogli biti sažeti u e-mail ili u poruku trate vrijeme koje je moglo biti provedeno u konstruktivnom razgovoru ili radu na trenutnom projektu – ako je nužno prenijeti neke informacije koje nisu trenutno prioritetne, dobro usmjerena, jasna i sažeta poruka ili e-mail odradit će zadatak učinkovitije i u puno kraćem roku. Kada zaposlenik zna za koga radi, koja je njegova misija te koju viziju njegove budućnosti ima tvrtka, uvelike se umanjuje mogućnost nezadovoljstva.

Unatoč privikavanju na rad od kuće i novim komunikacijskim strukturama koje su postavljene, problem raslojavanja timova, neizvjesnosti te interne miskomunikacije i nekomunikacije sve više dolazi u prvi plan. E-mailovi prolaze kroz „pukotine“, nadređeni ne dobivaju informacije o eksternim komunikacijama, pokreću se defenzive i zatvaraju mogućnosti za prilike. Također, kreativna iskra nije nešto što funkcionira na „dugme“ – on se događa u neformalnom razgovoru, u prolazu, pokraj aparata za kavu, tijekom razgovora u pauzi, … Zato je optimizacija interne komunikacije ključna. Interni protok informacija od najniže do najviše razine tvrtke ili organizacije nije jednostrani proces – on mora imati svoj tijek, nadređeni trebaju dobivati informacije koje se tiču dijelova poslovanja te „zaključavanje“ vrata i „skrivanje iza zidina tvrđave“ ne smiju postati nove norme.

Optimizacija interne komunikacije proces je osvještavanja vlastitih vrijednosti, snaga i slabosti, kao i razmišljanja, osjećaja, stavova, snaga i slabosti drugih. Temelj je u smanjenju komunikacijske entropije, odnosno, u smanjenju mogućnosti nerazumijevanja utjecanjem na tzv. „šum“ u komunikacijskom kanalu. Aktivnim slušanjem, koje je jedan od temeljnih dijelova treninga interne komunikacije, već se postiže mnogo, a kada se optimizacijski principi takvih treninga implementiraju, cjelokupni komunikacijski proces između timova, pojedinaca, menadžmenta i direktora podiže se na zavidnu razinu.

KAKO MI MOŽEMO POMOĆI?

EQUESTRIS za svoje klijente provodi specijalizirane interne komunikacijske treninge timova i menadžmenta te specijalizirana istraživanja internih narativa i narativa za zapošljavanje kako bi se maksimalno iskoristio interni komunikacijski potencijal koji direktno utječe na ubrzanje poslovanja. Usmjerenim treninzima osiguravamo razumijevanje principa komunikacijske empatije, učinkovitosti komunikacije između timova i pojedinaca, koheziju zaposlenika te radimo na pronalasku i implementaciji komunikacijske „homeostaze“ u kojoj se komunicira jasno, učinkovito, usmjereno, uz minimalan napor s onima koji trebaju određene informacije.